Meldportaal Applications stelt gebruikersgemak voorop

Leestijd 3 minuten

Eenvoudiger online vergunningen en ontheffingen aanvragen

Irene van Dijk


Product Owner Product Team Online

Leestijd: 3 min.

In 2019 heeft het Product Team Online van Port of Amsterdam de online tool Applications ontwikkeld waarin schippers en agenten digitaal vergunningen en ontheffingen voor hun reizen en activiteiten kunnen aanvragen en meldingen kunnen doen. Applications is onderdeel van MyPort, de online portal waarop straks alle toepassingen voor klanten en andere relaties van Port of Amsterdam draaien.

‘De uitdaging van continue verbetering gaan we graag aan.’

“Aanleiding voor het ontwikkelen van het meldportaal Applications was de actualisering van de Havenverordening,” vertelt Irene van Dijk, Product Owner Product Team Online. “De Havenverordening gaat over regelgeving in de haven en geeft aan waarvoor bijvoorbeeld vergunningen of ontheffingen nodig zijn en welke activiteiten je verplicht moet melden. Door die actualisering was een aanpassing of vervanging van de online formulieren nodig. Onze nautische tak, de Divisie Havenmeester, vroeg ons dit in orde te maken.”

Slimmer

“De kracht van het Product Team Online is dat we onszelf dan meteen de vraag stellen of we het systeem niet veel slimmer en gebruikersvriendelijker kunnen maken,” zegt Irene. “Het was al mogelijk om de formulieren online in te vullen, maar voordat een schipper of agent bij de feitelijke aanvraag komt, moet je heel veel informatie over het schip en de reis invoeren. Die gegevens staan echter al in een ander systeem: het Haven Management Informatie Systeem (HaMIS). Door dit te koppelen aan Applications hoef je de reis- en scheepsinfo niet meer in te vullen en dat scheelt de gebruiker veel tijd.
Door systemen te koppelen vereenvoudigden we ook interne processen, waardoor bijvoorbeeld medewerkers van Portoffice geen gegevens meer hoeven over te typen. Dat verkleint de kans op fouten en geeft medewerkers de mogelijkheid zich meer te focussen op de beoordeling en afhandeling van een aanvraag. Omdat de tool binnen MyPort is gezet, kunnen agenten en schippers na één keer inloggen ook makkelijker hun werk op één plek overzien. Een hoop verbeteringen die voort zijn gekomen uit een oorspronkelijk simpele vraag.”

Wensen gebruiker als uitgangspunt

Bij het ontwikkelen van Applications is uitgegaan van de wensen en systemen van de gebruiker. Irene: “Zo gebruiken we de terminologie die de doelgroep gewend is en hebben we met vier klanten het systeem in 2019 uitgebreid getest. Daaruit kwam onder andere naar voren dat de gebruiker graag direct de status van een aanvraag online wil checken. Voorheen moest je op een mailtje wachten. Die functionaliteit hebben we nu ook via MyPort ingebouwd.
Op 1 januari 2020 is Applications voor alle klanten live gegaan. Op basis van gebruikerservaring en technische mogelijkheden zie ik meer mogelijkheden om het systeem nog gebruikersvriendelijker te maken. Die uitdaging van continue verbetering gaan we graag aan!”

 Port of Amsterdam

  24-04-2020

Meer cases zoals deze

Havengeld als stuurinstrument

Port of Amsterdam heeft in 2019 een succesvolle pilot uitgevoerd met Poseidon. Dat is een systeem waarin de afwikkeling van …

Lees meer

Port of Amsterdam en Douane samen in zee voor pilot autonoom varen

Met Darko Brodic
en Joost Zuidema

Lees het interview

Onze thema’s

Sneller

Zie thema

Slimmer

Zie thema

Schoner

Zie thema